Her talebe net bir hedef verin, böylece önce doğru uzmanlara ulaşsın ve müşteriler daha az devir ile güvenli yanıtlar alsın.
Görüşmeler ortak bir listede biriktiğinde, temsilciler sıralama, yönlendirme ve kimin yanıt vermesi gerektiğini tahmin etmeye zaman harcar. Helpdesk departmanları odaklanmış çalışma alanları oluşturur, sahipliği görünür kılar ve hacim arttıkça hizmeti tutarlı tutar.
İlk temastan itibaren mesajları amaca göre yönlendirin, böylece müşteriler ekstra yazışma olmadan doğru uzmanlara ulaşsın. Talepler doğru yerde başladığında, ekipler kapsamlarına odaklanır ve yoğun saatlerde bile yanıtları tutarlı tutar.
Destek, Satış, İadeler, Toptan veya diğer fonksiyonlar için özel alanlar oluşturun, böylece temsilciler yalnızca rolleriyle eşleşen taleplerle çalışsın.
Her konu tek bir yere geldiğinde, temsilciler ilgisiz talepleri gözden geçirir, istekleri yeniden yönlendirir ve bazen tam bağlam olmadan yanıt verir. Ayrı destek departmanları ile her grup tek bir helpdesk içinde kendi çalışma alanına sahip olur, bu da gürültüyü azaltır ve günlük işi daha net tutar.
Sonuç olarak daha az yanlış yanıt, daha az gereksiz transfer ve özellikle hacim artışlarında doğru uzmandan daha hızlı ilk anlamlı yanıt elde edilir.
İletişim formlarınıza departman seçici ekleyin, böylece kişiler göndermeden önce Destek, İadeler, Satış, Toptan veya başka bir seçenek seçebilsin.
Talepler baştan doğru departmana geldiğinde, temsilciler manuel sıralamaya daha az zaman harcar ve müşteriler talep dahili olarak yönlendirilirken beklemez. Bu, departmana göre talep yönlendirmenin en basit şeklidir ve mesaj hacmi arttıkça yanıt sürelerini kısa tutmaya ve yanıtları daha tutarlı kılmaya yardımcı olur.
Her talep belirli bir departmana ait olduğunda, nerede olduğu, takibin kime ait olduğu ve sırada neyin dikkat gerektirdiği her zaman açıktır.
Paylaşımlı bir kuyrukta sorumluluk bulanıklaşabilir ve herkes başkasının ilgilendiğini varsaydığı için talepler durur. Net departman sahipliği ile yükseltmeler yalnızca gerçekten gerektiğinde gerçekleşir ve yöneticiler genel sayılardan tahmin etmek yerine fonksiyona göre darboğazları tespit edebilir.
Otomasyon da kullanıyorsanız, her departman içinde tutarlı atamalar ve SLA'lar uygulayabilirsiniz.
Temel departman kurulumunun ötesinde, erişimi, bildirimleri ve müşteriye yönelik kimliği ince ayar yapabilirsiniz, böylece her departman ekstra araç veya gelen kutusu eklemeden düzenli kalır. Bu, e-ticaret ekipleri için oluşturulmuş bir helpdesk talep sisteminin parçasıdır.
Temsilcileri rollerine göre bir veya birden fazla departmana ekleyin; bu, liderler, yöneticiler ve kapsama vardiyaları için yararlıdır. Temsilciler, ilgisiz taleplerden kaynaklanan karmaşıklık olmadan işleri için ihtiyaç duyduklarını görür.
Yeni bir talep geldiğinde veya müşteri yanıt verdiğinde doğru grubu bilgilendirin. Bu, yoğun saatlerde kaçırılan mesajları azaltır ve manuel kontrol ihtiyacını düşürür.
Yalnızca genel toplamları değil, fonksiyona göre iş yükünü ve performansı görün. Bu, darboğazlar ve SLA risklerinin erken tespit edilmesini kolaylaştırdığı için helpdesk ekip yönetimini basitleştirir.
Her departman için tutarlı bir gönderen adı ve imza kullanın, böylece müşteriler her zaman kimin yanıt verdiğini tanısın. Bu, tonu sabit tutar ve takiplerin daha profesyonel hissettirmesini sağlar.
Bir uzman gerektiğinde bağlamı kaybetmeden talepleri departmanlar arasında aktarın. Notlar, geçmiş ve müşteri detayları taleple birlikte kalır, böylece sonraki ekip müşteriden bilgileri tekrar etmesini istemek yerine hemen harekete geçebilir.
Farklı müşteriye yönelik konular aynı gelen akışı paylaştığında, belirli bir politikaya bağlı talepler genellikle yavaşlar. Bir müşteri beden yanlış olduğu için ürün değişimi ister ve talebi ilk gören kişi alır. İlk yanıt tereddütlü olabilir veya talep dahili olarak yönlendirilir. Her iki durumda da müşteri bekler ve detayları tekrarlar.
Departmanlar yerinde olduğunda, talep doğru departmanda başlar, böylece ilk yanıt doğru politikayı ve sonraki adımları içerir. Sorumluluk açık kalır ve talepler ilgisiz kuyruklar arasında sıçramadığı için yoğun saatlerde daha az gecikme olur.
Genellikle farklı talep türleri farklı uzmanlık gerektirdiğinde ve genel bir kuyruk gecikmeler veya yanlış yönlendirilmiş talepler oluşturmaya başladığında ihtiyacınız olur. Her şeyi elle sıralamak yerine, iş sorumluluğa göre ayrılır ve destek hala tek bir çalışma alanında çalışır. Bu, sürecinizi birden fazla bağlantısız gelen kutusuna dönüştürmeden hacim arttıkça yanıtların doğru ve tutarlı kalmasına yardımcı olur.
Talepler, müşterinin iletişim formunuzda seçtiğine veya gelen konuları nasıl sınıflandırdığınıza göre yönlendirilebilir. Talep baştan doğru departmana gelir, böylece temsilciler manuel sıralama ve dahili yeniden yönlendirmeye daha az zaman harcar. Bu, ilk yanıtı daha hızlı ve daha güvenilir kılar çünkü doğru bağlama sahip uzmanlardan gelir.
Evet. Bu, özellikle iş yükü gün içinde değiştiğinde liderler, yöneticiler ve kapsama vardiyaları için yararlıdır. Aynı temsilciye ilgisiz talepleri taramaya zorlamadan gerçekten ihtiyaç duydukları departmanlara erişim verebilirsiniz. Ayrıca gelen kutularını çoğaltmadan veya yönlendirme zincirlerine güvenmeden departmanlar arasında hacmi dengelemeye yardımcı olur.
Sorumluluğu departman düzeyinde görünür kılarlar, böylece bir talebin nereye ait olduğu ve kimin takip etmesi gerektiği her zaman açıktır. Ekip büyüdükçe, sahiplik belirsiz olmadığı için paylaşımlı kuyrukta daha az talep durur. Yöneticiler ayrıca fonksiyona göre iş yükünün daha net bir görünümünü elde eder, bu da darboğazları tespit etmeyi ve yoğun saatlerde hizmet kalitesini sabit tutmayı kolaylaştırır.
Ücretsiz başlayın ve tüm mağazalarınızı, biletlerinizi ve sohbetlerinizi kontrol ettiğiniz tek bir helpdesk altına alın.
